Produtividade no trabalho

Os hábitos de seis CEOs para terem uma rotina mais produtiva

Usam apps para ganhar eficiência e não dispensam uma boa noite de sono

Estão à frente de algumas das startups que mais crescem na Espanha. Têm entre 32 e 44 anos, e suas ideias estão transformando o mercado. Seu trabalho não ocupa todo o tempo, mas “toda a vida”, como afirmam. Perguntamos como era o dia-a-dia deles e pedimos dicas de alguns truques para serem mais produtivos.

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Jesús Encinar (44 anos), fundador do idealista

“Em certa medida, o idealista impulsionou um processo revolucionário no setor imobiliário e mudamos completamente a forma como as pessoas procuram casas. Gosto de pensar que nesses quinze anos, ajudamos milhões de pessoas a encontrar seu lar”

Despertar: levanta às 8h da manhã e o primeiro que faz é revisar durante cinco minutos sua agenda e seu e-mail para detectar se tem alguma urgência. Depois faz exercícios, corre no parque do El Retiro ou nada uma hora antes de chegar ao seu escritório. Esse é o mantra matutino de Jesús Encinar, que no ano 2000 fundou o que hoje é o portal imobiliário líder na Espanha.

Aplicativos: Encinar usa apps para ser mais produtivo. Os que funcionaram melhor foram Dropbox (para administrar arquivos), CudaSign (para assinar documentos) e Cabify (para se mover por Madri). Entre os aplicativos de calendário, gosta mais do Week Calendar; não gosta do que vem no iPhone por padrão.

Jesús Azinhal.
Jesús Azinhal.

Administrar o e-mail: tenta responder rápido, tratando as mensagens como se fossem WhatsApps com mensagens curtas de duas ou três frases. “Acho que todos nós apreciamos uma resposta rápida no lugar de uma longa”, afirma. Apaga todos os e-mails genéricos “do tipo, querido amigo” sem ler; pede que seja eliminado de todos os e-mails aos quais é copiado sem necessidade. “Eu me descadastro de todas as newsletters que chegam sem que eu tenha assinado. Digo muito que não”.

Hábitos: “Meu melhor hábito é dormir bem, tudo começa com um bom sono”, afirma. Do outro lado, seu pior costume é se comunicar mal. “Estou tão enfiado nas minhas ideias que às vezes dou respostas ininteligíveis. Tenho que me forçar para pronunciar melhor”.

Antes de dormir: “Não importa onde estiver” sempre se enfia na cama à meia-noite com um livro de papel. Isso o deixa relaxado, ajuda a descontrair e dá um pouco de perspectiva. “Uma vez li que olhar para uma tela antes de dormir dificulta o ritmo do sono. Por isso não vejo televisão, não olho o celular, nem o tablet... nada disso por uma hora antes de dormir”, conta. Gosta de fechar os olhos com música lenta, os noturnos de Chopin ou um oratório de Bach.

Iñaki Arrola (39 anos), fundador do coches.com

Através do coches.com, só na área de carros novos, são vendidos mais de 10.000 veículos por ano, mais do que muitos fabricantes conseguem vender durante 12 meses. Em janeiro, vamos chegar aos dois milhões de carros vendidos”.

Despertar: às seis da manhã toca o alarme, alguns dias para correr e outros para começar a trabalhar. “Hoje é dia de trabalhar”, escreve Arrola em resposta ao questionário. O primeiro que faz ao sair da cama é colocar em dia o aplicativo Evernote, no qual revisa os objetivos programados para o dia.

Iñaki Arrola.
Iñaki Arrola.

Apps: uma escolha clara; Evernote. “Serve para me lembrar de tudo”, afirma. Pode ser usado em celulares, computadores e tablets para escrever notas, criar listas, gravar voz e guardar links. Permite fazer apresentações com um clique.

E-mail: o mais importante para Arrola é que o e-mail interfira o menos possível em seu dia-a-dia. Para conseguir isso, segue uma série de pautas como: utilizá-lo como se fosse WhatsApp e responder de maneira eficaz ou tentar “educar” as pessoas ao seu redor para que só seja incluído nos e-mails corretos.

Hábitos: o que faz com que seus dias sejam mais produtivos é a “boa” gestão do e-mail. Seu ponto fraco é que esquece muitas coisas. “O que não anoto, não existe”, reconhece.

Antes de dormir: entre as 22h30 e as 23h já está dormindo. “O último que faço à noite é cuidar da minha filha. Tenho quatro filhos e uma é recém-nascida. E você sabe, às vezes ela chora...”

Angi Cabal (32 años), cofundadora de Mr. Wonderful

“Começamos com duas pessoas e agora contamos com uma equipe de 50 trabalhando no estúdio. Temos mais de meio milhão de seguidores no Facebook e 160.000 no Twitter. Fizemos colaborações com grandes marcas como Oysho, Nestlé, Smint, Control, Nocilla, Lays, Codorniu... Nossa meta: nos superar a cada dia”

Despertar: “Tenho um despertador em casa que é minha filha de 18 meses que às sete da manhã me acorda com um mamããããe”, escreve Angi Cabal. Sua primeira atividade do dia é revisar e responder os e-mails usando o celular enquanto toma o café da manhã.

Angi Cabal.
Angi Cabal.

Apps: para ser mais produtiva, evita usar aplicativos como WhatsApp; podem levar a muito tempo perdido. “Para bom rendimento, não há nada melhor que a capacidade de se concentrar e fazer reuniões breves, o máximo possível”. Quando se sente estressada, conta até dez lembrando que o urgente é o mais importante. Também combate o estresse com um bom xampu antiqueda.

E-mail: administrar o correio eletrônico não é seu forte. “No Mr. Wonderful todos sabem que se quiserem uma resposta rápida o melhor é vir falar comigo”.

Hábitos: a desordem de arquivos em seu computador faz com que se sinta menos produtiva. “Por mais que tente, a gente nunca muda e sou incapaz de organizar os diferentes temas em pastas”. Seu melhor aliado é o bom humor.

Antes de dormir: Gosta de dormir no sofá; isso a deixa relaxada. Ao redor das onze da noite vai para a cama.

Juan Urdiales (33 anos), cofundador da Jobandtalent

“Somos uma plataforma de emprego online com sede em Madri através da qual, graças a nossa tecnologia, conectamos os usuários com as ofertas de emprego que se encaixam melhor no perfil deles. Assim, ninguém perde a oportunidade profissional de sua vida. Temos mais de dois milhões de ofertas de mais de 1.500 empresas em 54 países”

Despertar: “O despertador toca às 7h45 da manhã, fico meia hora na cama e me levanto às 8h15”, conta. O café da manhã vem primeiro: desde os 16 anos come torradas com azeite de oliva e tomate. “É uma rotina que gosto de conservar”.

Juan Urdiales.
Juan Urdiales.

Apps: “Uso o de lembretes do iPhone. Divido em diferentes seções: marketing, produto, vendas... Tenho atividades programadas tanto semanais quanto diárias e estão sincronizadas com o computador”. Não coloca alertas automáticos, prefere obrigar-se, todos os dias, a consultar as quatro ou cinco reuniões importantes.

E-mail: para não perder o controle, fixa três momentos do dia para responder: depois do café da manhã, no meio da manhã e à tarde. O primeiro que faz é marcar os relevantes e os prescindíveis. Dentro do primeiro grupo, separa os que exigem uma resposta sua dos que pode reenviar a outros membros da equipe. “É preciso administrar muito bem essa parte”, afirma.

Hábitos: “O pior é que muitos dias acabo às seis ou sete da noite e em vez de ir fazer esporte ou ir para casa, fico no escritório. Não quero ir embora e isso é um mau hábito que pode jogar contra a produtividade”, afirma. Para conseguir ter a mente clara possui uma regra de ouro: dormir todos os dias um mínimo de sete horas e meia. “Dormir é algo subvalorizado e é muito mais importante do que se pensa”.

Antes de dormir: costuma ler blogs de tecnologia como TechCrunch ou ver um capítulo de alguma série como House of Cards. Às 00h30 vai dormir. “Tenho sorte. O estresse nunca me tira o sono”.

Marcos Alves (32 anos), fundador do eltenedor.es

Pertencente ao grupo TripAdvisor desde maio de 2014, o eltenedor.es conta com mais de 20.000 restaurantes em nove países, tem mais de três milhões de opiniões, seis milhões de visitas mensais e mais de 3,5 milhões de downloads

Despertar: levanta às sete da manhã. Agora tem um “novo e eficaz” despertador, seu filho Mateo de seis meses, que a essa hora pede a mamadeira. Em seguida, revisa os e-mails e sua agenda do dia. “Isso me ajuda a estabelecer as prioridades do dia e a chegar ao escritório com um plano de atividade mais claro. Também logo cedo gosto de dar uma olhada na imprensa digital e nas redes sociais, especialmente no Twitter, o que me permite ficar em dia com o que vai acontecendo e, em certas ocasiões, me dá ideias sobre possíveis ações ou colaborações”.

Marcos Alves.
Marcos Alves.

Apps: “A verdade é que não costumo usar apps para ser mais produtivo. Sou da teoria de que quanto mais usamos aplicativos para nos organizar, mais tempo perdemos”. A ferramenta que mais usa é o Outlook, nunca conseguiu se acostumar ao Gmail, é seu “desafio pendente”.

E-mail: para Alves, a administração do correio é central para o acompanhamento de tarefas próprias e as delegadas à sua equipe. “Costumo organizar meus e-mails por remetente na caixa de entrada e se são, ou não, prioridade, vou arquivando-os em pastas por dia da semana, quer dizer, o que é urgente resolvo no mesmo dia, o que pode esperar deixo para resolver ao longo da semana. Quando o tema está fechado, eu o arquivo em pastas por departamentos e agora que estamos em plena expansão internacional, também por país”.

Hábitos: “Meu melhor hábito? Acho que o fato de revisar meus e-mails constantemente me ajuda a estar em dia e a estabelecer prioridades, evita que o trabalho se acumule, sou bastante reativo e isso facilita a administração”. A pior parte é que muitas vezes acaba revisando seu correio fora do horário de trabalho, em jantares com sua mulher ou com amigos. “Isso não é muito saudável e gera alguns problemas com minha família”.

Antes de dormir: gosta de dormir tarde e costuma se deitar às duas da madrugada. “À noite, depois de colocar meu filho para dormir e do jantar, é a hora em que estou mais tranquilo e posso avançar em alguns temas do trabalho. Por isso dedico um tempo à administração de e-mails e também aproveito para relaxar lendo, vendo alguma série ou algum programa de televisão”.

Sira Pérez de la Coba (37 anos), fundadora do Shot & Shop

“Sem investimento em marketing, esse App (lançado em 2013) já conta com mais de 100.000 downloads em dispositivos Android e Apple. É o primeiro aplicativo que permite localizar no mercado qualquer peça de roupa que for fotografada e comprá-la online. Tem uma base de dados com 1,1 milhão de produtos de moda de mais de 5.000 marcas”

Sira Pérez da Coba.
Sira Pérez da Coba.

Despertar: costuma acordar entre as sete e as oito da manhã, inclusive no fim de semana. A primeira coisa que olha é o celular. “Tenho clientes nos Estados Unidos e pelo fuso horário costumam ficar conversas inacabadas”, afirma. Olhar notícias no Twitter relacionadas com o setor de e-commerce, retail e tecnologia é outra das coisas que faz antes de sair da cama.

Apps: utiliza o Trello, uma ferramenta de metodologias ágeis que lhe permite atribuir tarefas a outros membros de sua equipe. “É muito útil. Dá para planificar os objetivos semanais e depois mudar as prioridades no decorrer dos acontecimentos. Toda a equipe pode seguir as indicações de diferentes lugares. É possível interagir e modificar projetos de forma conjunta”. Outro aplicativo imprescindível é o Google Calendar, que avisa com alertas sonoros todas suas reuniões ou ligações programadas.

E-mail: “Dizem que daqui em diante não vai ser suficiente. Já precisamos de uma ferramenta mais eficiente, capaz de selecionar as mensagens por temas e prioridade”. Recebe uma média de 50 e-mails diários e o que mais consome seu tempo é organizá-los. Os mais importantes são marcados com uma estrela e ao longo do dia vai respondendo em função da urgência.

Hábitos: o pior é comer fora de hora. “É um problema pendente, preciso me organizar bem com isso e não jantar às 00h30 quando reviso o e-mail pela última vez”.

Antes de dormir: “Vou deitar com o celular e faço um pouco de palavra cruzada. Sou das que nunca está a mais de um metro de distância do celular”. Dorme entre as 12h30 e as 3h. “Nunca tenho dois dias iguais, isso é o ruim de dirigir seu próprio negócio”.

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