Trabalhe melhor para trabalhar menos

Não é preciso trabalhar mais. Você já trabalha muito. Mas também pode trabalhar melhor com o objetivo, precisamente, de trabalhar menos. É o que propõe a rede social de perguntas e respostas Quora, onde foi colocada a pergunta: “Quais são algumas das formas menos conhecidas de trabalhar melhor para trabalhar menos?”. Esta é uma seleção de técnicas propostas pelos usuários desta rede social para ser mais eficiente com menos esforço:

 1. Saia na hora certa

Vá para casa mesmo tendo trabalho pendente. O usuário William Pietri conta que quando ficava fazendo hora extra terminava mais cansado e cometia mais erros, e que por isso o melhor a fazer é ir para casa e descansar, recomeçando no dia seguinte com energia renovada.

Também se recomenda descansar e dormir o suficiente. O cérebro precisa de suas horas de sono para funcionar de forma adequada, e a falta de sono está relacionada com problemas de saúde, incluindo infartos, diabetes e obesidade, além de contribuir para o estresse. Não dormir as horas necessárias afeta não apenas a sua saúde (que é o importante, claro), mas também seu trabalho: prejudica o rendimento e sua capacidade de inovar. Dormir depois do almoço também tem seus benefícios: melhora os resultados e até a capacidade de aprendizagem.

Usuários do Quora recordam a importância de fazer exercícios, “mesmo que você ache que não tem tempo”. Esta atividade nos faz sentir melhor e também proporciona energia extra, melhora nossa capacidade de atenção, o ânimo, a memória e o controle dos impulsos, como citado neste artigo da Forbes.

Para ir embora na hora certa sempre é adequado se programar no dia e fechar um horário com um tempo dedicado a cada questão pendente. Mary Kathryn Johnson lembra que devemos levar em conta a Lei de Parkinson: o trabalho se expande até encher o tempo disponível para que seja terminado. Portanto, é melhor decidir que vai dedicar duas horas a um assunto, para evitar acabar dedicando o dia inteiro.

2. Renuncie à multitarefa

Fazer várias coisas ao mesmo tempo é a melhor forma de não fazer nenhuma: a multitarefa dificulta a concentração e pode até afetar o rendimento intelectual, já que tem efeitos semelhantes aos de não dormir ou fumar maconha. Se caímos no erro de fazer várias coisas ao mesmo tempo, cada tarefa vai ocupar 50% a mais de tempo e terminará com 50% a mais de erros.

Para evitar as tentações, é uma boa ideia desligar ou silenciar o celular (sem vibrador), assistir a reuniões sem aparelhos eletrônicos e usar ferramentas tão simples quanto uma lista de tarefas pendentes (em papel).

Um dos principais inimigos da “monotarefa” é o email. Os usuários do Quora recomendam administrá-lo em pastas para não perder tempo procurando informações, e outro explica que usa o The E-Mail Game, um aplicativo que mostra uma mensagem de cada vez e que dá um tempo para respondê-lo ou simplesmente apagá-lo. Também é aconselhável, simplesmente, consultar e responder a correspondência eletrônica em horários pré-estabelecidos. Os viciados nas janelas do browser, no e-mail sempre aberto e no celular recebendo atenção constante podem começar com o desafio de renunciar à multitarefa nas quintas-feiras.

3. Use um sistema.

Jay Best recomenda o GTD, sigla de Getting Things Done (algo como fazer as coisas), o método de gestão criado por David Allen e que possui cinco passos:

- Compilar: guardamos tudo aquilo com que precisamos trabalhar em caixas ou bandejas, com o objetivo de esvaziá-las pelo menos uma vez por semana.

- Processar: começamos pelo princípio com uma tarefa de cada vez e sem devolvê-la para a caixa. Cada tarefa deve ser realizada imediatamente se demorar menos de dois minutos, ou pode ser adiada ou delegada.

- Organizar em listas as tarefas pendentes.

- Revisar essas listas.

- E fazer. Ou seja, trabalhar nos assuntos pendentes.

Pietri aconselha o método Kanban, que consiste em um quadro no qual as tarefas são divididas em áreas, de acordo com seu estado atual – em espera, em progresso, em pausa e finalizadas, por exemplo. Cada área precisa ter um número máximo de tarefas. Se, por exemplo, o limite de “em progresso” for cinco, será preciso finalizar uma dessas cinco antes de poder passar outra “em espera” para essa área. Não há prazos, nem se trata de uma lista de todas as tarefas pendentes; só os trabalhos mais prioritários devem constar ali. Esse sistema ajuda Pietri a focar mais as tarefas que tem nas mãos, evitando pensar no resto.

Outro método citado é o Pomodoro: consiste em dedicar 25 minutos ininterruptos a uma tarefa e depois descansar por outros cinco minutos. Chama-se “tomate” (em italiano) porque o criador propõe medir esses 25 minutos com um temporizador de cozinha em forma de tomate (sim, eu sei, eles existem de outros jeitos). Se bem que um estudo recomenda 52 minutos de trabalho e 17 de descanso. Sim, o ideal seria ao contrário, no máximo. Mas...

Importa o método? Há tantos que o melhor é simplesmente escolher o que funcione melhor para nós. Na verdade, o ideal é que você crie o seu próprio, que se adapte a você. Para depois poder ganhar a vida contando isso em livros e conferências.

4. Engula esse sapo: faça primeiro a tarefa da qual você menos gosta

É um conselho muito repetido na rede social, e faz sentido: a primeira hora da manhã é quando a sua energia e sua força de vontade estão no máximo, e por isso você pode se obrigar a fazer o que alegremente adiaria, mas que vai pagar o seu aluguel. Em seu livro Força de Vontade – A Redescoberta do Poder Humano, Roy F. Baumeister e John Tierney recordam o método do Raymond Chandler, que dedicava pelo menos quatro horas a escrever ou a nada. Sentava-se na escrivaninha para escrever, mas, se não estava a fim, não escrevia. Mas não se permitia fazer nada além: nem ler, nem redigir cartas, nem folhear revistas. Claro, afinal escrevia, que remédio!

Aqui há mais métodos e aplicativos para evitar a procrastinação. Leia já. Não deixe para amanhã. Vamos. Está a um clique. Anda logo. Sem medo.

5. Mas procrastinar também é ok

É preciso saber escolher quando e com o que, como lembra o psicólogo Ian Withrow: “Uma parte significativa do seu trabalho é totalmente desnecessária. Entretanto, isso é algo que só com o tempo se sabe. Assim, se você fica semanas adiando uma tarefa, é o momento de se perguntar se realmente vale a pena”.

Além disso, não se deve esquecer que procrastinar permite dedicar tempo e energia a tarefas mais importantes e criativas. Como explica John Perry em A Arte da Procrastinação, no tempo em que deixamos de fazer algo podemos concluir outras tarefas das quais gostamos mais e nas quais somos mais aptos. Procrastinar não significa vagabundear. Como dizia o crítico e humorista Robert Benchley (citado em Força de Vontade), “o princípio psicológico é o seguinte: qualquer um pode fazer qualquer trabalho, desde que não seja o que se supõe que deva fazer neste momento”.

Outras formas de procrastinar que podem ser úteis para trabalhar melhor, embora não pareça, são mudar de ambiente para trabalhar, indo a um café ou para casa, por exemplo; fazer uma pausa (inclusive um cochilo); e conversar com os colegas (desde que eles queiram, claro – não convém incomodá-los).

6. Deixe para outro

E preciso aprender a delegar e, sempre que possível, contratar alguém que possa fazer o trabalho por nós. Como lembram os usuários do Quora, há muitas tarefas que não só outra pessoa pode fazer no seu lugar, como também é muito provável que faça melhor do que você, por ser um especialista.

Eu, por exemplo, me considero incapaz de terminar este artigo, então paro por aqui, confiando em que meus colegas encontrarão uma conclusão mais adequada.