Office 2016: na nuvem

Este artigo foi escrito com a versão do Word incluída no Office 2016, que já está à venda. À primeira vista, não há mudanças significativas neste ou em outros programas da versão mais recente do popular pacote de ferramentas para escritório. Essa é uma boa notícia para quem tem trabalhado com ele durante anos. Basta ver as dores de cabeça que a Microsoft teve quando decidiu eliminar o menu Iniciar no Windows 8. Esse simples detalhe levou muitos a não atualizar as versões mais antigas do sistema operacional.

Mas a Microsoft também enfrenta o desafio de atrair novos usuários. Na verdade, a empresa desenvolveu a versão mais recente desse software pensando nos millennials, a geração que nasceu entre 1980 e 2000. A Microsoft está atenta aos hábitos das novas gerações quando estas precisam trabalhar em equipe, compartilhar conteúdo em redes sociais e seu uso intensivo de celulares.

O problema de continuar com uma fórmula que tem sido bem-sucedida entre os usuários atuais é que a Microsoft precisa enfrentar o fato de que muitos, jovens ou não, se acostumaram nos últimos anos ao imediatismo e à simplicidade na hora de trabalhar, uma tendência impulsionada pelo Google. O primeiro aviso veio quando muitos cancelaram as contas de e-mail do Hotmail e optaram pelo Gmail. O Google conseguiu que os e-mails fossem recebidos imediatamente, e a Microsoft, não. Algo semelhante está acontecendo com o Office e o Google Docs.

Quando apareceram os aplicativos de escritório do Google em 2006, estes tinham muito poucas funções. Só fazia sentido usá-los quando não se tinha em mãos um computador com o pacote da Microsoft. Mas essas ferramentas, que substituíam o disco rígido pela nuvem, lentamente conseguiram que alguns deixassem de usar o velho Office. Especialmente aqueles que podiam viver sem o enorme repertório de opções oferecidos por seus programas.

Com o tempo, o Google Docs ampliou suas funções, ainda que sem alcançar nem de longe o grau de profundidade oferecido pelo Office, e conseguiu que várias pessoas trabalhassem simultaneamente num mesmo documento facilmente. O armazenamento na nuvem permitiu ter sempre os documentos ao alcance da mão e ao mesmo tempo tornou quase impossível perder o trabalho realizado. Na verdade, nem sequer é necessário salvar nada para continuar a tarefa que está sendo feita em outro dispositivo.

O Office 2016 tenta imitar o Google Docs em tudo. Mas consegue apenas em parte. Enquanto este artigo estava sendo escrito, foi possível comprovar que a sincronização de um documento ao abri-lo em diferentes dispositivos não é tão boa como a Microsoft sugere. Ao salvar um arquivo na nuvem a partir da versão para PC do Word 2016 e tentar continuar a edição em um iPad com o aplicativo do Word, houve conflitos entre as diferentes versões do documento.

É algo que pode ser bastante inconveniente para os que estão acostumados com a sincronização quase infalível da informação que o Google oferece. No Office, é preciso ter extrema cautela quando se tem um documento aberto em dois dispositivos, pois é fácil cometer erros que causam conflitos e perda de dados.

Outra novidade do Office 2016 é uma maior integração com o Skype, mas para isso é preciso ter a versão corporativa. Por exemplo, a partir do calendário do Outlook, é possível agendar uma conferência em grupo ou ver quem entre seus contatos está disponível para conversar. Também é possível fazer anotações com o One Note em uma reunião do Skype ou iniciar uma apresentação do PowerPoint para as pessoas com as quais realizamos uma conferência.

Muito mais próximas para a maioria dos usuários são as funções que explicam a forma de executar determinadas tarefas com cada aplicativo ou para adicionar o conteúdo da Internet a qualquer documento. A gestão do e-mail no Outlook também foi aperfeiçoada, porque o programa, segundo a Microsoft, vai aprendendo quais mensagens são mais importantes para o usuário.

Para aqueles que procuram algo realmente novo, a opção é o aplicativo Sway, que pode ser baixado da loja de aplicativos do Windows. Sua função é semelhante à do PowerPoint, mas funciona de forma muito diferente. O Sway permite criar histórias que podem ser publicadas na Internet combinando todos os tipos de elementos: desde textos de tuítes até vídeos do YouTube. Quando é utilizado por um tempo, surpreende por sua rapidez e design intuitivo. Na verdade, é impressionante que a Microsoft possa estar desenvolvendo algo assim, mas há anos continue sendo tão difícil configurar no Outlook uma conta de e-mail de alguns serviços.

Outro ponto relevante do Office 2016 é que, como já aconteceu com os programas que são alugados pelo pagamento mensal de uma taxa, como os do Adobe, essa versão pode ser considerada a última desenvolvida pelo método de reformular o software completamente de tempos em tempos. A partir de agora, o Office será aperfeiçoado constantemente através de atualizações.

De fato, algumas das novas funções desse pacote de programas já foram anunciadas, mas ainda não estão disponíveis. É o caso das ferramentas para trabalhar no grupo Office 365 Planner ou GigJam. As características que já podem ser aproveitadas são as relacionadas à segurança. O novo Office permite o uso de leitores de impressões digitais ou de tecnologias de reconhecimento da retina. Dessa forma, pretende-se dar maior proteção a dados importantes quando o usuário acessa uma rede corporativa.

Em suma, a nova versão do Office tem argumentos de peso para ser utilizado por aqueles que precisam usar aplicativos de escritório com muitos recursos, mas provavelmente não vai seduzir os que procuram realizar tarefas mais ou menos simples ou que buscam uma integração mais rápida na nuvem. Estes vão se sentir bastante satisfeitos com o Google Docs ou mesmo com algumas soluções de software livre disponíveis atualmente.